Oglądasz stronę Zarządzania Tokenami sekcję LimeSurvey.

W sekcji tej możesz dodawać i przeglądać oraz edytować tokeny dla Twoich ankiet.

Cóż to są tokeny?
Przeglądanie tokenów
Dodawanie nowego tokenu
Import pliku CSV z tokenami
Email zaproszenia
Wysyłanie przypomnienia
Generowanie Tokenów

W sekcji zarządzania tokenami możesz wybierać spośród poniższych poleceń uruchamianych za pomocą ikon znajdujących się na pasku narzędziowym sekcji:

| Strona główna Kliknij jeśli chcesz powrócić do głównych ustawień administracyjnych
| Raport podsumowujący: Kliknij jeśli chcesz wyświetlić podsumowanie dotyczące tokenów oraz kilka opcji administracyjnych takich jak:
Zmień status wszystkich pozycji na "Nie wysłano zaproszenia":
| Usuwa status dotyczący wysyłki wszystkich zaproszeń. Polecenie przydatne wówczas gdy pojawią się błędy podczas wysyłki zaproszeń. Jego uruchomienie pozwala na ponowne późniejsze wysłanie wszystkich zaproszeń.
Usuń wszystkie unikalne numery tokenów:
| Usuwa wszystkie wygenerowane tokeny
Usuń wszystkie wpisy w tabeli tokenów:
| Czyści tabele tokenów ze wszystkich wpisów
Usuń tabele tokenów:
| Usuwa całą tabelę tokenów. Od tej pory ankieta będzie dostępna dla wszystkich odwiedzających jej stronę.
| Wyświetl tokeny: Kliknij aby wyświetlić zawartość tabeli tokenów
| Dodaj nowy wpis: Kliknij jeśli chcesz dodać nowy wpis tokenu do tabeli
| Importuj tokeny z pliku: Kliknij jeśli chcesz zaimportować tokeny z pliku CSV zawierającego identyfikator tokenu oraz adres email. Plik CSV musi musi być plikiem zawierającym elementy rozdzielane przecinkami z wartościami zawartymi w cudzysłowie. Dane powinny być uszeregowane w kolejności: "Imię", "nazwisko", "email", "[token]", "[kod języka]", "[atrybut1]", "[atrybut2]".W nawiasach kwadratowych dane nieobowiązkowe (można pominąć także jeden z elementów imie lub nazwisko). W przypadku braku określonego języka automatycznie zostanie ustawiony język angielski - "en". Pola nie zawierające treści należy wprowadzić w postaci cudzysłowów rozdzielonych spacją. Pierwszy wiersz rozpoznawany jest jako wiersz nagłówka.
| Importuj z kwerendy LDAP: Kliknij jeśli chcesz zaimportować dane wypełniających ankietę oraz ich adresy email z kwerendy LDAP. Funkcjonalność ta jest włączana przez administratora w pliku konfiguracyjnym skryptu. Wymaga ona ponadto zdefiniowania odpowiednich ustawień zapisywanych w pliku config-ldap.php.
| Eksportuj tokeny do pliku: Kliknij jeśli chcesz wyeksportować dane wypełniających ankietę oraz ich adresy email do pliku CSV.
| Wyślij email zaproszenia: Kliknij jeśli chcesz wysłać zaproszenia do wypełnienia ankiety osobom, których dane zgromadzone zostały w tabeli tokenów.
| Wyślij email przypomnienia: Kliknij jeśli chcesz wysłać email z przypomnieniem o możliwości wypełnienia ankiety dla osób, którzy otrzymali zaproszenie lecz przez dość długi okres z niego nie skorzystali.
| Generuj tokeny:Kliknij gdy chcesz wygenerować unikalne numery tokenów dla wpisów zawartych w tabeli nie posiadających tych numerów. Pamiętaj, że możesz ustalać tokeny samodzielnie dla każdego kontaktu z osobna, ale mogą one być również zawarte w importowanym pliku. Rekomenduje się jednak skorzystanie z funkcji generowania, gdyż zapewnia ona niepowtarzalność przydzielonych numerów.
| Usuń tabele tokenów: Kliknij jeśli chcesz usunąć całkowicie tabele tokenów z ankiety. Ankieta stanie się wówczas dostępna dla wszystkich odwiedzających jej stronę. Dla bezpieczeństwa, tokeny będą zarchiwizowane w osobnej tabeli, z której będzie można je przywrócić do ankiety..

Czym są tokeny?
Tokeny są systemem, który daje możliwość kontrolowania tego kto może wypełniać ankietę. Zarządzanie tokenami polega na wprowadzeniu listy kontaktów (zawierających przynajmniej identyfikator osoby oraz adres email), wysyłaniu do podane adresy emaili z zaproszeniem do wypełnienia ankiety lub emaili zawierających przypomnienie o możliwości jej wypełnienia. Moduł pozwala na wygenerowanie dla każdego kontaktu unikalnego numeru, który pozwoli danej osobie na dostęp do ankiety.

Kiedy aktywujesz tokeny dla swojej ankiety, wypełnić ją będą mogły tylko osoby zaproszone, a więc takie, których dane zostały zebrane w tabelach tokenów. Istnieje jeszcze dodatkowa opcja pozwalająca na rejestrację nowych użytkowników. Wówczas wprowadzone przez nich dane zostają automatycznie dopisane do tabeli tokenów. Sekcja zarządzania tokenami daje możliwość dodawania, edytowania i usuwania poszczególnych kontaktów/tokenów.

LimeSurvey w sekcji zarządzania tokenami pozwala także na wyśledzenie zaproszonych do wypełnienia ankiety osób, które tej ankiety dotychczas nie wypełniły. Dla takich kontaktów można wysłać przypomnienie o możliwości wzięcia udziału w ankiecie. Jeśli Twoja ankieta ni została określona jako anonimowa, możliwe jest skojarzenie udzielonych odpowiedzi z poszczególnymi kontaktami/tokenami.

Przeglądanie tokenów
Podczas przeglądania, tokeny wyświetlane są w grupach po 50 (wartość tą można ustawić na własną). Sekcja Podgląd danych znajdująca się ponad tabelą zawiera następujące przyciski służące do sterowania wyświetlaniem poszczególnych ekranów:

| Pokaż pierwszy: Kliknij jeśli chcesz rozpocząć wyświetlanie tokenów od początku.
| Pokaż poprzedni: Kliknij jeśli chcesz wyświetlić poprzednią grupę tokenów.
| Pokaż następny: Kliknij jeśli chcesz wyświetlić następną grupę tokenów.
| Pokaz ostatni: Kliknij jeśli chcesz wyświetlić ostatnią grupę tokenów.

Pamiętaj, ze możesz własnoręcznie ustalić liczebność wyświetlanej grupy tokenów a także ustalić numer tokenu, od którego ma rozpocząć się wyświetlanie. Użyj w tym celu pól Liczba rekordów oraz Od a następnie kliknij na przycisk Pokaż.

Sortowanie
W główce tabeli, w każdej kolumnie znajduje się ikona sortowania (). Kliknięcie na ikonę strzałki w dowolnej kolumnie spowoduje posortowanie wszystkich tokenów według kryterium znajdującego się w danej kolumnie.

Akcje
Zbiór dostępnych akcji dla danego tokenu znajduje się zawsze w ostatniej kolumnie tabeli. Liczba oraz rodzaj dostępnych poleceń jest uwarunkowany rodzajem ankiety (anonimowa lub nieanonimowa) a także tym jakie czynności w odniesieniu do tokenów juz zostały wykonane. W zależności od powyższych warunków można wybierać spośród czynności:

| Edytuj wpis: Kliknij jeśli chcesz edytować wpis bieżącego tokenu.
| Usuń wpis: Kliknij jeśli chcesz usunąć bieżący wpis.
| Wypełnij ankietę: Kliknij jeśli chcesz wypełnić ankietę przy wykorzystaniu bieżącego tokenu.
| Przeglądaj odpowiedzi: Kliknij jeśli chcesz przeglądać odpowiedzi udzielone przez wypełniającego (dostępne tylko dla ankiet oznaczonych jako nieanonimowe).
| Zaproszenie: Kliknij jeśli chcesz wysłać zaproszenie do wypełnienia ankiety dla dla bieżącej osoby.
| Przypomnienie: Kliknij jeśli chcesz wysłać przypomnienie o możliwości wypełnienia ankiety.

Dodawanie nowego wpisu tokenu
Za pomocą tego polecenia możesz dodawać nowe tokeny do bieżącej listy. Pola, które należy wypełnić podczas tej operacji to:
Imię:
Nazwisko:
Email: adres email osoby, na ten adres będą wysyłane zaproszenia i przypomnienia
Token: Unikalny numer przydzielony bieżącemu kontaktowi. Można również pominąć to pole a następnie skorzystać z funkcji "Generuj tokeny".
Zaproszenie wysłane?: Ustaw "N" jeśli przewidujesz wysyłkę zaproszenia dla bieżącego kontaktu przy wykorzystaniu polecenia "Wyślij zaproszenie". Jeśli wprowadzić do tego pola jakikolwiek inny znak, zaproszenie nie będzie mogło być wysłane.
Zakończone?: Jeśli w polu wprowadzisz znak "Y" osoba widniejąca w pozycji bieżącego tokenu nie będzie mogła wyplenić ankiety. Status tej opcji zmienia się też automatycznie po wypełnieniu ankiety, zapobiega to chęci ponownego wypełnienia ankiety.

Żadne z powyższych pól nie jest obowiązkowym. Możesz wprowadzić dowolne informacje, jednak pamiętaj, że brak email uniemożliwia wysyłkę zaproszenia do danej osoby, a brak identyfikatorów (imie, nazwisko) nie pozwoli na personalizowanie wysyłanych emaili. Uwaga: Nie ma zaimplementowanego mechanizmu zapobiegającemu powielaniu wpisów.

Import tokenów z pliku CSV
Funkcjonalność ta pozwala administratorom ankiet na import przygotowanych uprzednio kontaktów z pliku CSV. Plik ten wymaga jednak odpowiedniego formatu. Dane muszą być zawarte w cudzysłowie oraz rozdzielone przecinkami. Każdy wpis powinien znajdować się w osobnym wierszu. Pierwszy wiersz pliku zawiera pola nagłówka. Plik powinien wyglądać następująco:

Firstname, Lastname, Email, Token, Language code "Jan", "Kowalski", "kowalski@poczta.org"," ","pl" "Maria", "Kowalska", "maria@poczta.org"," ", "pl"

Pole odpowiadające tokenowi może pozostać pustym (Ważne: Należy wprowadzić spację miedzy znakami cudzysłowia), dlatego że można później skorzystać z polecenia Generuj tokeny. Jednakże jeśli chcesz wykorzystać jako tokeny dowolne ciągi znaków, którymi już dysponujesz, wprowadź je do importowanego pliku. Puste pola tokenów zostaną wówczas wypełnione unikalnymi numerami. W pliku można również pominąć kolejne parametry (nie widoczne w powyższym przykładzie) takie jak status zaproszenia, wypełnienia, atrybuty.

Wymagany format pliku CSV można uzyskać zapisując plik arkusza kalkulacyjnego przy wykorzystaniu oprogramowania OpenOffice.

Email Zaproszenia
Użyj tej funkcjonalności jeśli chcesz hurtowo wysłać zaproszenia do wypełnienia ankiety dla wszystkich swoich kontaktów zawartych w tabeli tokenów. Przed wysyłką LimeSurvey sprawdzi czy wszystkie kontakty spełniają następujące warunki:
a) Wprowadzono adres email
b) Wygenerowano lub wprowadzono token
c) Zaproszenie nie zostało dotychczas wysłane
d) Osoba zapraszana nie dokonała wypełnienia ankiety

Każde zaproszenie może być spersonalizowane i połączone z informacjami zawartymi w tabeli tokenów. Możesz modyfikować temat wiadomości oraz treść wysyłanego emaila. Aby wykorzystać informacje zawarte w tabeli tokenów do personalizacji emaila użyj następujących kodów:
{FIRSTNAME}: Imię
{LASTNAME}: Nazwisko
{SURVEYNAME}: Nazwa (Tytuł) bieżącej ankiety
{ADMINNAME}: Imię/Nazwisko administratora
{ADMINEMAIL}: Adres email administratora ankiety

Przykładowo treść Twojego emaila może wyglądać następująco: "Witaj {FIRSTNAME} {LASTNAME}, Oto zaproszenie do wypełnienia ankiety zatytułowanej {SURVEYNAME}. Z pozdrowieniami {ADMINNAME}". Odbiorca takiego listu ujrzy następującą treść: "Witaj Jan Kowalski, Oto zaproszenie do wypełnienia ankiety zatytułowanej "Jak spędzasz wakacje". Z pozdrowieniami Jan Nowak (jan.nowak.poczta.org)".

Wyślij Przypomnienie
Wykorzystaj tą funkcjonalność jeśli aby wysłać przypomnienie o możliwości wypełnienia ankiety do osoby, do której zostało wysłane zaproszenie a osoba ta dotychczas z niego nie skorzystała. Przed wysyłką przypomnienia LimeSurvey sprawdza czy spełnione zostały następujące warunki:
a) Wprowadzono adres email
b) Wygenerowano lub wprowadzono token
c) Zaproszenie zostało już wysłane
d) Osoba zapraszana nie dokonała wypełnienia ankiety

Email z przypomnieniem może być personalizowany w dokładnie ten sam sposób jak email zaproszenia. LimeSurvey zawiera przykładowe treści dla obu tego typu emaili w różnych wersjach językowych.

Generowanie Tokenów
LimeSurvey pozwala na automatyczne generowanie unikalnych numerów tokenów dla wszystkich wpisów w tabeli, które posiadają niewypełnione pole tokenu. Istnienie tokenów jest konieczne do wysłania zaproszeń oraz do wypełnienia ankiety, dla której uprzednio wygenerowano tabele tokenów.